Neue Software, alte Probleme: Was passiert, wenn Mitarbeitende zu spät eingebunden werden

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Was mich in der Praxis immer wieder überrascht: Wie selten Mitarbeitende und andere Betroffene von Anfang an in ein Transformationsprojekt eingebunden werden. Dabei ist die Erkenntnis nicht neu.

Das teuerste Missverständnis in Digitalisierungsprojekten ist die Annahme, dass eine gute technische Lösung sich von selbst durchsetzt. Tut sie nicht. Laut einer Studie von IFS unter mehr als 3.000 Entscheidern weltweit, darunter Unternehmen aus Fertigung und Baugewerbe, wird in jedem fünften deutschen Unternehmen die Belegschaft bei der Planung und Durchführung von Digitalprojekten nicht eingebunden. 15 Prozent führen das Scheitern eines Projekts konkret auf unzureichendes Change Management zurück.

Digitale Transformation scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass Menschen ein neues System nicht nutzen können oder möchten. Denn wer ein System nutzen soll, muss zuerst verstehen, welches Problem es löst, wie es benutzt wird und dass es das in guter Qualität tut. Ohne Verständnis keine Motivation. Ohne Motivation keine Akzeptanz. Wenn die Motivation da ist, aber selbst reguläre Abläufe nur schwierig durchzuführen sind, ist das Vertrauen schnell verspielt. Es danach wieder aufzubauen, ist deutlich aufwendiger als es von Anfang an zu gewinnen.

Beteiligung wirkt auf zwei Ebenen

Eine der wirksamsten Maßnahmen ist frühe Beteiligung. Wer an der Gestaltung einer Lösung mitwirkt, misst dem Ergebnis mehr Wert bei. Die Forschung nennt das den Ikea-Effekt: Was man selbst mit aufgebaut hat, schätzt man höher als das, was fertig geliefert wird.

Das bestätigt auch eine Untersuchung unter 207 Personen, die bereits an Veränderungsprozessen beteiligt waren. Mehr als 85 Prozent nennen gute Kommunikation als wichtigsten Erfolgsfaktor im Change Management und 76,5 Prozent sehen die Partizipation der Mitarbeitenden als zweitwichtigsten Faktor (Das Change Management weiterentwickeln, Industry 4.0 Science).

Beteiligung wirkt aber nicht nur auf die Akzeptanz, sondern auch auf das System selbst. Wer täglich mit einem Prozess arbeitet, kennt die Sonderfälle, die Engpässe und die undokumentierten Anforderungen. Dieses Wissen fließt nur ein, wenn die Beteiligten früh mitgestalten. Das Ergebnis ist ein System, das besser passt und weniger Nacharbeit erzeugt.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Baustellendokumentation. Ein Bauunternehmen möchte Mängel, Baufortschritt und offene Punkte künftig mobil auf der Baustelle erfassen. Die Lösung scheint einfach: Software auswählen, Tablets anschaffen, Mitarbeitende schulen. Werden Poliere und Bauleiter aber erst nach der Systemauswahl einbezogen, fehlen oft entscheidende Anforderungen: Die Erfassung muss auch bei schlechter Internetverbindung funktionieren. Fotos müssen schnell einem Bauteil zugeordnet werden können. Nachunternehmer brauchen definierten Zugriff. Und der neue Prozess darf keine Doppelarbeit erzeugen. Kommen diese Punkte zu spät auf den Tisch, entstehen Nacharbeit und Frust – beides vermeidbar.

Produktionsplanung. Ein produzierendes Unternehmen möchte seine Planung digital unterstützen, um Engpässe früher zu erkennen und Materialflüsse transparenter zu machen. Wenn das Unternehmen direkt mit der Softwareauswahl beginnt, werden wesentliche Anwendungsfälle übersehen: Die Lösung bildet Standardprozesse ab, aber nicht die tatsächlichen Besonderheiten der Produktion. Vielleicht werden Aufträge regelmäßig umpriorisiert. Vielleicht fehlen Informationen aus der Instandhaltung. Vielleicht laufen bestimmte Abstimmungen noch informell. Ein frühes Gespräch mit den späteren Anwendern klärt, welche Daten in guter Qualität vorhanden sind, wo Entscheidungen kurzfristig getroffen werden und was das System wirklich leisten muss.

Beteiligung setzt Klarheit voraus

Beteiligung funktioniert nicht ohne Grundlage. Es muss klar sein, was mit der Transformation erreicht werden soll und welche Mittel dazu eingesetzt werden. Wer nicht weiß, worum es geht, kann nicht sinnvoll mitgestalten. Das gilt besonders im Bauwesen: Projekte sind Unikate, Teams werden neu zusammengestellt, Nachunternehmer wechseln. Wissen aus einem Projekt kommt ohne geeignete Strukturen nicht im nächsten an. Deshalb ist die richtige Art der Beteiligung entscheidend. Wen bindet man wann und wie ein, und wie entsteht dabei Vertrauen?

Was das für Ihr Projekt bedeutet

Frühe Beteiligung ist keine weiche Maßnahme. Sie ist ein konkreter Hebel, um Projekte zum Erfolg zu führen, Kosten zu senken, Fehlentscheidungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass neue Systeme im Betrieb tatsächlich tragen.

Als Beraterin für Anforderungen und Lösungsarchitektur schaffe ich genau diese Grundlage: klare Ziele, gute Prozesse und eine belastbare Anforderungsbasis. Wenn Sie an erprobten Ansätzen für die Einbindung von Mitarbeitende bei innovativen Digitalisierungsprojekten interessiert sind, sprechen Sie mich gerne an.

Was hindert Sie in der Praxis daran, Beteiligte frühzeitig einzubinden?

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Kontaktieren Sie Dr. Sabine Mavin für eine individuelle Beratung und effiziente digitale Lösungen. Telefon: 0178 8485130.

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