Zwei Minuten für die Baustelle: Erklärvideos in der digitalen Transformation

Blog

Ein Interview mit Michael Grindmayer, Inhaber von Explanideo, von Dr. Sabine Mavin, Beraterin für digitale Kostenoptimierung. Dieses Interview beleuchtet Erklärvideos und insbesondere ihre Rolle in der digitalen Transformation.

Michael Grindmayer, Inhaber von Explanideo

Digitale Transformation scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass Menschen ein neues System nicht nutzen wollen. Wer ein System nutzen soll, muss zuerst verstehen, welches Problem es löst und wie es das tut. Ohne Verständnis keine Motivation, ohne Motivation keine Akzeptanz.

Im Bauwesen beispielsweise ist das besonders anspruchsvoll. Projekte sind Unikate, Teams werden für jedes Vorhaben neu zusammengestellt, Nachunternehmer wechseln. Für lange Schulungen fehlt oft die Zeit. Eine Botschaft muss deshalb immer wieder neu ankommen, an unterschiedliche Zielgruppen und in gleichbleibender Qualität.

Hier wird das Erklärvideo interessant. Darüber spreche ich mit Michael Grindmayer, Inhaber von Explanideo und Experte für Erklärvideos. Er hat eine Vielzahl an Videos zur Unterstützung digitaler Transformationen, auch im Bauwesen, gestaltet.

Mein Name ist Dr. Sabine Mavin. Ich begleite Betriebsoptimierungsprojekte in Bau und Produktion durch die entscheidende Frühphase, in der Systeme gestaltet werden. Als Beraterin für Anforderungen und Lösungsarchitektur schaffe ich die Grundlage dafür, dass neue Systeme im Betrieb tatsächlich tragen.

Einstieg und Handwerk

Frage 1 Wie bist du zum Thema Erklärvideo gekommen?

Antwort Michael: Das war 2011, ich war seit ein paar Jahren als Filmer (heute sagt man „Videograph“) unterwegs auf Messen und Veranstaltungen und habe für Kunden wie Adobe, Schneider Electric und die IG Metall Videoberichte und Event-Videos gedreht.
Dann hat mir ein Partner einen Link zu einem Erklärvideo geschickt und gefragt, ob ich so etwas auch produzieren könne. Ich habe mir das Video angesehen und mich damit beschäftigt, wie es gemacht wurde. Nach einigem Herumprobieren kam ich zu einem Setup mit einer oben über einem Tisch montierten Kamera, einigen Weißlicht-Flächenleuchten und ausgedruckten Illustrationen, die ich zunächst selbst, dann meine heutige Frau über den Tisch bewegt hat. Ich habe dann eine Website gebaut und kurz darauf fand mich Siemens und rief als erster Kunde an. Ein neues Business war entstanden.

Frage 2 Was macht für dich ein gutes Erklärvideo aus, also eines, das Menschen wirklich mitnimmt und nicht nur informiert?

Antwort Michael: Ein gutes Erklärvideo ist zunächst eines, das funktioniert im Sinne der Absichten des Auftraggebers. Da gibt es ganz unterschiedliche: Verkaufsförderung, Mitarbeitermotivation, Prozess-Erklärung, Change Management usw.

Aber natürlich müssen dazu immer die Bedürfnisse der Audience, der Zielgruppe, berücksichtigt werden, sonst klappt es nicht. Ein gutes Erklärvideo versteht also die Bedürfnisse der Audience und hilft ihr, neue Informationen als hilfreich anzunehmen.

Frage 3 Was ist deine Methodik bei der Entwicklung von Erklärvideos?

Antwort Michael: Den maximalen Nutzen erreicht ein Erklärfilm, wenn es die Audience im Sinne des Absenders überzeugt. Das schafft es, indem es exakt auf den Einsatzzweck, die Situation und die Audience zugeschnitten wird.

Beispiel: Wir wollen eine bestimmte Gruppe, etwa die Mitarbeiter der Purchase Abteilung motivieren, die Umstellung auf einen neuen Einkaufs-Prozess mitzutragen. Die Storyline des Erklärvideos sollte dann so gebaut sein, dass sie nicht einfach informiert, dass es einen neuen Prozess gibt und wie er funktioniert. Sondern zunächst die User in ihrer Situation (Veränderung) abholen, Nachteile des aktuellen Prozesses und gute Argumente für den Change nennen.

Wir nutzen in unseren Storylines häufig einen First Person View-Ansatz, d.h. der Erzähler stammt aus der Zielgruppe, kennt deren Sichtweise und Problemlagen und adressiert genau die wunden Punkte, die einen Change so attraktiv wie möglich erscheinen lassen. Erst danach führen wir das eigentliche Thema – die gewünschte Veränderung – ein und erklären wie das Ziel – bessere Situation – mithilfe des Changes erreicht werden kann.

Aber es gibt viele andere Fälle. Bei Produkt-Erklärvideos ist die Audience manchmal recht heterogen, etwa beim Banking. Hier ist unsere Methodik dann mehr auf eine gute, einfache Erklärung gerichtet, also Schritt für Schritt: wo finde ich welche Funktion im Banking, was kann ich dort tun und was mache ich bei Problemen.

Einsatz in der digitalen Transformation

Frage 4 Mit welchen Anlässen kommen Unternehmen im Rahmen einer digitalen Transformation auf dich zu, und was erhoffen sie sich konkret vom Erklärvideo?

Antwort Michael: Es sind oft die bereits genannten Prozessumstellungen, die meine Kunden umtreiben. Neuer Einkaufs- oder Salesprozess, Umstellung auf ein anderes CRM, Umstellung des Supports auf Data Driven Customer Support, Einführung einer „Bring your own device“-Policy usw.

Beispiel: Vor einigen Jahren, und noch heute, wird überall die digitale Transformation vollzogen. Gerade in größeren Konzernen ist das eine Monsteraufgabe mit vielen unterschiedlichen Veränderungen, oft in allen Abteilungen.

Unsere Erklärvideos werden dann meist als Teil des internen Wissensmanagements und im Rahmen von Fortbildungsmaßnahmen eingesetzt, mit der Absicht, wichtiges neues Wissen in kurzen, sehr prägnanten Medien jederzeit abrufbar den Mitarbeitern anbieten zu können. Während der Einführungsphase werden die Videos außerdem oft innerhalb von oder ergänzend zu internen Mitarbeiterschulungen eingesetzt, etwa um Ausbildungseinheiten einzuleiten, abzuschließen oder um den rein vortragenden Unterricht mit einem anderen Medientyp anzureichern.

Erklärvideos können auch nach der Fortbildung noch lange angeschaut werden, wenn Mitarbeiter eine Info nochmal nachschauen wollen oder neue Mitarbeiter dazukommen (Onboarding).

Frage 5 An welcher Stelle im Projekt kommen Erklärvideos typischerweise zum Einsatz, eher zu Beginn oder zum Abschluss? Erzähl gern anhand von zwei, drei Beispielen aus deiner Praxis.

Antwort Michael:

Beispiel 1: Wir haben für einen großen Hersteller von Designermöbeln eine Serie von Erklärvideos über den Sales-Prozess konzipiert und produziert. Sie kamen an unterschiedlichen Stellen während einer internen Weiterbildung zum Einsatz. Die Videos waren genau auf diese Weiterbildung zugeschnitten. Film 1 am Anfang als Einleitung, Film 2, 3 und 4 im weiteren Verlauf. Die Story wurde über die 4 Videos hinweg immer weiter gestrickt.

Beispiel 2: Für einen großen Spielehersteller haben wir ein längeres, sehr edles Video produziert, das mit Elementen aus der Produktwelt des Unternehmens die Möglichkeiten, Chancen und Unternehmens-Visionen hinsichtlich der Digitalisierung spielerisch veranschaulichte. Es wurde bei einer großen Kick-Off Veranstaltung im Unternehmen eingesetzt.

Beispiel 3: Die Digital-Tochter eines großen Konzerns aus der Baustoff-Industrie leitete den Shift zur „Digitalen Baubranche“. Wir haben bis heute ca. 15 Erklärvideos geliefert, alle im eigens entwickelten Style. Die Videos wurden umfassend bei der internen Vorbereitung des Wandels sowie im Rahmen der Mitarbeiterweiterbildung eingesetzt.

Frage 6 Ein Erklärvideo informiert erst einmal. In der Transformation geht es aber oft darum, Menschen früh zu beteiligen, weil sie die Sonderfälle und Engpässe aus dem Alltag kennen und weil sie eine Lösung, die sie mitgestaltet haben, später eher mittragen. Wie kann ein Erklärvideo dabei helfen, Workshops und Gespräche zu ergänzen oder gegebenenfalls zu ersetzen?

Antwort Michael: Erklärvideos ersetzen meiner Kenntnis nach selten Workshops, Veranstaltungen und weitere Weiterbildungsmaßnahmen. Sie sind ein Werkzeug neben anderen, das vor allem durch seine hohe Argument- und Informationsdichte sowie die jederzeitige Abrufbarkeit vor, während und nach dem Change-Prozess glänzt.

Ausblick

Frage 7 Hier die aktuell unvermeidbare Frage zum Thema KI: Welche Rolle spielt KI aktuell bei Erklärvideos, sowohl als Werkzeug als auch als Thema, das erklärt werden muss?

Antwort Michael: KI trifft leider vor allem unsere Sprecherinnen und Sprecher, mit denen wir seit vielen Jahren arbeiten. Allerdings wollen die allermeisten Kunden nach wie vor echte Menschen für die Voice Over ihrer Erklärvideos, einfach weil deren Qualität und Flexibilität deutlich besser ist. Das kostet natürlich etwas, aber auch KI und die damit verbundene Feintuning-Arbeit sind nicht gratis.

Ansonsten setzen wir für unsere Premium Erklärvideos KI nur zur Prozess-Optimierung ein, fertigen aber sämtliche Texte, Illustrationen und Animationen aus Qualitäts- und oft auch Zeitgründen immer von Hand.

KI liefert ja immer nur einen Durchschnitt dessen, was während des Trainings der Modelle existiert hat. EXPLANIDEO ist dagegen auf herausragende individuelle Erklärvideos spezialisiert, die punktgenau die Ziele des Kunden erreichen.

Außerdem arbeiten KI-Modelle probabilistisch, d.h. Sie raten mehr oder weniger, was der User verlangt. Das Ergebnis muss oft zeitaufwändig optimiert werden.
Wir nutzen die Zeit lieber dazu, direkt das perfekte Ergebnis zu erstellen.

Als Thema in Erklärvideos kommt KI natürlich immer mehr vor. Es gibt ja eine Flut von neuer Software und KI-gestützten Produkten, die oft erklärungsbedürftig sind.

Frage 8 Was würdest du als Experte für Erklärvideos Unternehmen raten, die vor einer großen digitalen Transformation stehen?

Antwort Michael: Ich bin trotz vieler Projekte im Bereich Digitale Transformation noch kein Experte dafür. Ich kann aber sagen, dass insbesondere große Unternehmen in Transformationsprozessen wiederkehrend bei uns Erklärvideos beauftragen, einfach weil sie funktionieren.

Wer wichtige und kritische Botschaften kommunizieren will, hat mit Erklärvideos ein Werkzeug zur Hand, das über einen jahrelang optimierten Herstellungsprozess am Ende genau die Essenz dieser Botschaften transportiert – effektiv, überzeugend, unterhaltsam und immer wieder verwendbar.

Ein Tipp: Es ist sehr wichtig, dass wir als Erklärvideoproduktion uns mit Fachpersonal zu den Inhalten der Videos austauschen können, um wirklich alle Fragen beantwortet zu bekommen. Die Projektpartner bei unseren Kunden sind daher oft langjährige Mitarbeiter mit großer Expertise in genau dem Themenbereich, um den es im Erklärvideo geht.

Ebenfalls wichtig ist, dass die Projektpartner eigenständig oder zumindest auf kurzem Wege Entscheidungen treffen dürfen und Projektschritte abnehmen können. Das erhöht die Dynamik des Projekts und vermeidet aufwändige nachträgliche Änderungen.

Fazit

Bei großen Transformationsprojekten lohnt es, sich früh mit dem Thema Erklärvideos zu beschäftigen, um Mitarbeitende mit dem nötigen Wissen und den passenden Begriffen auszustatten, damit sie die Transformation im Rahmen ihrer Aufgaben mittragen können. Das Interview zeigt mit konkreten, realen Beispielen, wann Erklärvideos an unterschiedlichen Stellen im Transformationsprozess gewinnbringend eingesetzt werden können. Das Erklärvideo ermöglicht dabei eine Botschaft zu vermitteln, die bei wechselnden Teams und unterschiedlichen Zielgruppen immer wieder in derselben Qualität ankommt.

Für mich ist das Thema Erklärvideos ein spannender Baustein im Methodenkasten für digitale Transformationsprojekte. Genau wie eine klare Ziel- und Anforderungsdefinition oder eine saubere Prozessaufnahme gehört gute Kommunikation für mich in die Frühphase eines Projekts, nicht erst in die Umsetzung. Wer früh dafür sorgt, dass Beteiligte verstehen, worum es geht, schafft eine robuste Grundlage für jede Entscheidung, die danach folgt.

---

Explanideo bieten seit kurzem ihr gesammeltes Know-how in einem „Erklärvideo Guide“ kostenlos zum Download an. Dort kann man sich schon vor einer Erklärvideoproduktion umfassend informieren, wie man häufige Fehler vermeidet und wie man sich auf eine Produktion optimal vorbereiten kann.

Den Erklärvideo Guide gibt es hier: https://www.explanideo.de/explanideo-guide-so-vermeiden-sie-haeufige-fehler-bei-erklaervideos/